Заявка на подбор – зачем она нужна и как правильно оформить

В современном бизнесе персонал — один из ключевых ресурсов компании. От того, насколько грамотно организован подбор сотрудников, зависит эффективность рабочих процессов, реализация стратегий и рост бизнеса. Первым шагом в процессе найма является заявка на подбор. Именно с нее начинается взаимодействие между линейным руководителем и HR-службой, либо между заказчиком и кадровым агентством.

Заявка на подбор персонала — это официальный документ, инициирующий процесс поиска нового сотрудника. Она оформляется внутренними подразделениями компании либо внешними партнерами, если подбор осуществляет стороннее агентство. Цель заявки — четко обозначить потребность в новом специалисте, сформулировать требования к кандидатам и определить основные параметры вакансии.

На самом же деле, оформление заявки на подбор кандидатов решает сразу несколько задач:

• Формализует запрос на нового сотрудника, чтобы избежать путаницы;
• Помогает HR-специалистам точнее понять потребности отдела;
• Ускоряет процесс согласования и утверждения вакансии;
• Является основанием для начала подбора и публикации вакансии;
• Служит базой для формирования профиля должности и стратегии поиска.

Без такой заявки подбор рискует стать неэффективным — менеджер по персоналу может искать не того специалиста, задерживать сроки или упустить важные детали.

Структура заявки может варьироваться в зависимости от внутренней политики компании, но чаще всего заявка на подбор сотрудника содержит:

• Название и подразделение, в которое требуется сотрудник;
• Наименование должности;
• Количество необходимых специалистов;
• Цель подбора (расширение штата, замещение и т.п.);
• Обязанности будущего сотрудника;
• Требования к опыту, квалификации, образованию;
• Условия работы (график, удалённость, тип занятости);
• Размер заработной платы и дополнительные бонусы;
• Сроки подбора;
• Контактное лицо, ответственного за координацию.

Корректно составленная заявка на подбор кандидатов облегчает работу HR-отдела и экономит ресурсы компании.

Чтобы избежать ошибок, многие компании используют образец заявки на подбор, который утверждён на уровне HR-департамента. Такой шаблон помогает стандартизировать процесс и сделать его понятным для всех участников. Так, образец заявки на подбор персонала может выглядеть следующим образом:

• Название отдела: Отдел маркетинга
• Должность: Digital-маркетолог
• Цель подбора: Замена уволившегося сотрудника
• Количество: 1 человек
• Основные обязанности: настройка рекламы, работа с аналитикой, ведение кампаний
• Требования: опыт от 2 лет, знание Google Ads и Яндекс Директ, высшее образование
• График работы: 5/2, офис + удаленка
• Уровень зарплаты: от 100 000 руб.
• Срок закрытия вакансии: 30 календарных дней
• Контактное лицо: Иванова Ольга, руководитель отдела маркетинга

Подобный образец заявки на подбор может использоваться как внутри компании, так и при обращении в кадровое агентство.

Современные HRM-системы позволяют оформлять и отслеживать заявки на подбор персонала в электронном виде. Это упрощает процесс согласования, хранения истории подбора и взаимодействия между отделами.

Электронная заявка на подбор кандидатов также может быть интегрирована с CRM, системами отслеживания откликов, системами KPI. Это особенно актуально в средних и крупных компаниях, где подбор осуществляется регулярно.

Грамотно оформленная заявка на подбор — это не просто формальность, а ключевой документ, определяющий весь дальнейший процесс поиска и оценки кандидатов. Чем четче и детальнее составлена заявка на подбор персонала, тем выше вероятность быстрого и успешного найма подходящего специалиста.

Использование образца заявки на подбор, стандартизация процедуры, автоматизация процессов и качественная коммуникация между отделами — все это позволяет компаниям минимизировать ошибки, ускорить поиск и повысить уровень подбора.

Если вы — HR-менеджер, руководитель отдела или владелец бизнеса, не пренебрегайте этим инструментом. Правильно составленная заявка на подбор сотрудника — это ваш первый шаг к сильной и эффективной команде.